FOYER DE CHARITÉ DE LA DIÓCESIS DE ZIPAQUIRÁ
NIT. 860056112-8
OBJETIVO
Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales objeto de tratamiento por parte del Foyer de Charité de la Diócesis de Zipaquirá, garantizando la protección de los mismos, de conformidad con las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012.
ALCANCE
La presente política aplica para toda la información personal recibida y registrada en cualquier base de datos física o digital del Foyer de Charité de la Diócesis de Zipaquirá, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.
DEFINICIONES
Con el fin de facilitar la comprensión del contenido de la presente política de tratamiento de datos personales, las expresiones contenidas en este documento, tendrán el significado previsto por la Ley 1581 de 2012 en su artículo 3, que las señala de la siguiente manera:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
PRINCIPIOS
Para el tratamiento de los datos personales a los que refiere la presente política, se aplicarán los principios señalados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, que los dispone en los siguientes términos[1]:
- Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
- Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
- Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
- Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
OBLIGACIONES
Esta política es de obligatorio cumplimiento para el Foyer de Charité de la Diócesis de Zipaquirá.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El responsable del tratamiento de los datos personales a que se refiere la presente política, será el Foyer de Charité de la Diócesis de Zipaquirá, Asociación privada de fieles (cfr. Cánones 322,2 y 312, 1,10 del C.I.C) de carácter internacional, de derecho pontificio; dotada de personería jurídica, identificado con el Nit. 860056112-8, con domicilio principal en la dirección: Foyer de Charité, Sector La Plazuela, vereda Neusa del Municipio de Cogua, Colombia; correo electrónico foyercogua@gmail.com; teléfono:3208333239, (horario atención) Página web: www.foyerdecharitecolombia.com
TRATAMIENTO Y FINALIDAD
Los datos personales serán sometidos a distintas formas de tratamiento por parte del Foyer de Charité de la Diócesis de Zipaquirá, tales como: Recolección, actualización, procesamiento, uso, organización, sistematización; la información podrá ser entregada, transmitida o transferida atendiendo las disposiciones legales vigentes en la materia.
Los datos personales recolectados, tienen como finalidad el envío de circulares e información en general como retiros, contenido de los retiros, circulares; actividades o invitaciones programadas por el Foyer de Charité de la Diócesis de Zipaquirá; enviar invitaciones a eventos, ofrecer nuevos productos, servicios y apostolados, así como invitaciones a participar en actividades para la recolección de fondos; para efectos de los trámites legales y contables a que haya lugar en materia de donaciones y demás situaciones que así lo ameriten, cuando se requiera adjuntar soportes de transacciones a las entidades competes como la DIAN y demás entidades que así lo requieran, para efectos de declaración y pago de impuestos y demás trámites pertinentes que se lleguen a requerir en materia de contabilidad, legal u otras; efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la Asociación; gestionar trámites, solicitudes, quejas o reclamos; y contactar al titular a través de medios físicos, telefónicos o electrónicos para enviar saludos de felicitación y oración en fechas especiales como cumpleaños y demás fechas y envío de noticias relacionadas con la misión de la Asociación.
TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE DATOS SENSIBLES
Los datos a recolectar que pueden ser considerados como sensibles son: fecha de nacimiento; RH, enfermedades, patologías o comorbilidades, alergias a medicamentos, alimentos, ambiente y en general cualquier tipo de alergia, eps a la que se encuentra afiliado el titular del dato y contactos de emergencia, los cuales serán recolectados previa autorización de su titular.
La finalidad del tratamiento para los datos sensibles recolectados será el siguiente: En caso de requerirse por urgencia o atención médica; para efectos de los trámites legales y contables a que haya lugar en materia de donaciones y demás situaciones que así lo ameriten cuando se requiera adjuntar soportes de transacciones a las entidades competes como la DIAN y demás entidades que así lo requieran, para efectos de declaración y pago de impuestos y demás trámites pertinentes que se lleguen a requerir en materia de contabilidad, legal u otras; declaración y pago de impuestos y demás trámites pertinentes que se lleguen a requerir en materia de contabilidad, legal u otras; y contactar al titular a través de medios físicos, telefónicos o electrónicos para enviar saludos de felicitación y oración en fechas especiales como cumpleaños y demás fechas.
El otorgamiento o no de los datos sensibles es potestativo de su titular, por lo que la recolección de los mismos debe ser autorizada de manera expresa[2], con indicación de que se conoce la naturaleza sensible del dato, la finalidad de su tratamiento y de que se autoriza la recolección y tratamiento por parte del titular o sus representantes legales.
A tal efecto, el responsable del tratamiento indicará en el documento de autorización respectivo, la naturaleza sensible del dato cuando así sea y la aclaración al titular de no encontrarse obligado a la entrega del mismo. El titular por su parte, de encontrarse de acuerdo en autorizar el tratamiento de sus datos sensibles, deberá indicar de forma expresa su consentimiento y la indicación de que conoce la naturaleza sensible del dato y su tratamiento de conformidad con la presente política y la normatividad vigente en la materia.
DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con lo señalado en el artículo 8 de la Ley 1581 del 2012, los titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley[3].
- Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Igualmente tendrán derecho a:
- Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles, de modo que tendrán carácter facultativo, las respuestas que versen sobre este tipo de datos personales.
- Tener fácil acceso a la presente política de tratamiento de datos personales y sus modificaciones.
DEBERES DE LOS REPONSABLES DEL TRATAMIENTO
EL foyer de Charité de la Diócesis de Zipaquirá, como responsable del tratamiento de los datos personales que recolecte, cumplirá con los siguientes deberes, los cuáles se encuentran expresamente consagrados en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, así:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
- Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
AUTORIZACIÓN
Para los fines señalados en esta política de tratamiento de datos personales, el Foyer de Charité de la Diócesis de Zipaquirá, requerirá de manera previa, libre, expresa, voluntaria y debidamente informada, de la autorización por parte de los titulares de los datos personales, a través de los medios que se dispongan para tal fin, los cuales pueden físicos, electrónicos o en cualquier otro formato.
ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS
La Secretaría General del Foyer de Charité de la Diócesis de Zipaquirá, será el área encargada de dar trámite a las solicitudes, peticiones, quejas o reclamos que realicen los titulares, a fin de que puedan ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos o revocar la autorización.
Para tal fin, las peticiones, consultas, quejas y reclamos, podrán radicarse de manera física en la Secretaría General del Foyer de Charité de la Diócesis de Zipaquirá en la dirección: Foyer de Charite, Sector La Plazuela, vereda Neusa del municipio de Cogua, segundo piso, o a través de correo electrónico foyercogua@gmail.com
PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA
En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, el Foyer de Charité de la Diócesis de Zipaquirá, presenta el procedimiento y requisitos mínimos para le ejercicio de sus derechos:
Para la radicación y atención de las solicitudes, solicitamos suministrar la siguiente información:
- Nombre y apellidos completos
- Datos de contacto (dirección física o electrónica y número de teléfono)
Hechos que motivan la petición y descripción del derecho que se desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos o revocar la autorización)
- Petición, consulta, queja o reclamo a presentar
- Medios para recibir respuesta a la solicitud – Notificación
- Firma e identificación
La respuesta a la solicitud presentada, será resuelta dentro de los términos previstos en las disposiciones legales en la materia. En caso de no atenderse la solicitud o cuando se consideren vulnerados los derechos del titular, el mismo podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio y demás autoridades competentes.
VIGENCIA
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 15 de septiembre de 2023.
Los datos personales recolectado por el responsable, serán conservados mientras no se solicite su supresión por el titular interesado.
AVISO DE PRIVACIDAD
El presente aviso de privacidad (en adelante el “Aviso”) establece los términos y condiciones en virtud de los cuales el Foyer de Charité de la Diócesis de Zipaquirá, identificado con Nit. 860056112-8, y con domicilio en Foyer de Charité, sector La Plazuela, vereda Neusa en el Municipio de Cogua, realizará el tratamiento de sus datos personales.
- TRATAMIENTO Y FINALIDAD:
Los datos personales serán sometidos a distintas formas de tratamiento por parte del Foyer de Charité de la Diócesis de Zipaquirá, tales como: Recolección, actualización, procesamiento, uso, organización, sistematización; la información podrá ser entregada, transmitida o transferida atendiendo las disposiciones legales vigentes en la materia.
Los datos personales recolectados, tienen como finalidad el envío de circulares e información en general como retiros, contenido de los retiros, circulares; actividades o invitaciones programadas por el Foyer de Charité de la Diócesis de Zipaquirá; enviar invitaciones a eventos, ofrecer nuevos productos, servicios y apostolados, así como invitaciones a participar en actividades para la recolección de fondos; para efectos de los trámites legales y contables a que haya lugar en materia de donaciones y demás situaciones que así lo ameriten, cuando se requiera adjuntar soportes de transacciones a las entidades competes como la DIAN y demás entidades que así lo requieran, para efectos de declaración y pago de impuestos y demás trámites pertinentes que se lleguen a requerir en materia de contabilidad, legal u otras; efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la Asociación; gestionar trámites, solicitudes, quejas o reclamos; y contactar al titular a través de medios físicos, telefónicos o electrónicos para enviar saludos de felicitación y oración en fechas especiales como cumpleaños y demás fechas y envío de noticias relacionadas con la misión de la Asociación.
TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE DATOS SENSIBLES:
Los datos a recolectar que pueden ser considerados como sensibles son: fecha de nacimiento; RH, patologías o comorbilidades, alergias a medicamentos, alimentos, ambiente y en general cualquier tipo de alergia, eps a la que se encuentra afiliado el titular del dato y contactos de emergencia, los cuales serán recolectados previa autorización de su titular.
La finalidad del tratamiento para los datos sensibles recolectados será el siguiente: En caso de requerirse por urgencia o atención médica; para efectos de los trámites legales y contables a que haya lugar en materia de donaciones y demás situaciones que así lo ameriten cuando se requiera adjuntar soportes de transacciones a las entidades competes como la DIAN y demás entidades que así lo requieran, para efectos de declaración y pago de impuestos y demás trámites pertinentes que se lleguen a requerir en materia de contabilidad, legal u otras; declaración y pago de impuestos y demás trámites pertinentes que se lleguen a requerir en materia de contabilidad, legal u otras; y contactar al titular a través de medios físicos, telefónicos o electrónicos para enviar saludos de felicitación y oración en fechas especiales como cumpleaños y demás fechas.
El otorgamiento o no de los datos sensibles es potestativo de su titular, por lo que la recolección de los mismos debe ser autorizada de manera expresa[4], con indicación de que se conoce la naturaleza sensible del dato, la finalidad de su tratamiento y de que se autoriza la recolección y tratamiento por parte del titular o sus representantes legales.
A tal efecto, el responsable del tratamiento indicará en el documento de autorización respectivo, la naturaleza sensible del dato cuando así sea y la aclaración al titular de no encontrarse obligado a la entrega del mismo. El titular por su parte, de encontrarse de acuerdo en autorizar el tratamiento de sus datos sensibles, deberá indicar de forma expresa su consentimiento y la indicación de que conoce la naturaleza sensible del dato y su tratamiento de conformidad con la presente política y la normatividad vigente en la materia.
- DERECHOS DE LOS TITULARES:
De conformidad con lo señalado en el artículo 8 de la Ley 1581 del 2012, los titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley[5].
- Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Igualmente tendrán derecho a:
- Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles, de modo que tendrán carácter facultativo, las respuestas que versen sobre este tipo de datos personales.
- Tener fácil acceso a la presente política de tratamiento de datos personales y sus modificaciones.
- MECANISMOS PARA CONOCER LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
El titular puede acceder a nuestra política de tratamiento de datos personales, la cual se encuentra publicada en medio físico en cartelera de la Secretaría General del Foyer de Charité de la Diócesis de Zipaquirá y en la página web: www.foyerdecharitecolombia.com
[1] En los acápites en que refiere “la presente Ley”, entiéndase, Ley 1581 de 2012.
[2] Salvo en los casos que por disposición de la Ley no sea requerida la autorización en los términos del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.
[3] Ley 1581 de 2012.
[4] Salvo en los casos que por disposición de la Ley no sea requerida la autorización en los términos del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.
[5] Ley 1581 de 2012.